Kako označiti dokumente v Sharepoint Office 365?

Ali iščete način za organiziranje svojih dokumentov v SharePoint Office 365? Označevanje dokumentov je učinkovit način za organiziranje vaših dokumentov in olajšanje njihovega iskanja, ko jih potrebujete. V tem članku bomo razpravljali o najboljših praksah za označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 in o tem, kako začeti. Berite naprej, če želite izvedeti več o tem preprostem, a zmogljivem organizacijskem orodju.

• Odprite SharePointovo knjižnico, ki vsebuje dokumente.
• Izberite dokument ali dokumente, ki jih želite označiti.
• Kliknite ikono »Označi dokument«.
• Vnesite oznake, ki jih želite dodati dokumentu.
• Kliknite gumb »Shrani«, da shranite oznake.

Kako označiti dokumente v SharePoint Office 365

Označevanje dokumentov v storitvi SharePoint Office 365 je učinkovit način za poenostavitev upravljanja dokumentov in zagotovitev, da je dokumente enostavno najti in dostopati do njih. S pravilno strategijo označevanja lahko uporabniki hitro iščejo in najdejo dokumente, ki jih potrebujejo, z minimalnim naporom. Ta članek ponuja podroben pregled označevanja dokumentov v SharePoint Office 365.

Kaj je označevanje dokumentov?

Označevanje dokumentov je postopek dodeljevanja ključnih besed ali oznak dokumentom, da jih kategoriziramo in organiziramo. Oznake se običajno uporabljajo za opis vsebine, namena in občinstva dokumenta, kar omogoča učinkovitejše iskanje in iskanje. To je lahko še posebej koristno za organizacije, ki imajo veliko število dokumentov in potrebujejo enostaven način za njihovo organizacijo.

Prednosti označevanja dokumentov v SharePoint Office 365

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 lahko ponudi številne prednosti, kot so:

• Boljša organizacija: Označevanje dokumentov omogoča uporabnikom hitro in preprosto iskanje in pridobivanje dokumentov, ki jih potrebujejo.
• Izboljšana produktivnost: Z lažjim iskanjem dokumentov lahko skrajša čas, porabljen za njihovo iskanje.
• Izboljšana varnost: s pravo strategijo označevanja so lahko uporabniki bolj prepričani, da so občutljivi dokumenti varno shranjeni.

Kako označiti dokumente v SharePoint Office 365

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 je preprost postopek, ki ga je mogoče dokončati v nekaj korakih. Tukaj je vodnik po korakih, ki vam bo pomagal začeti:

• 1. korak: Prijavite se v svoj SharePoint račun.
• 2. korak: Odprite knjižnico dokumentov, v kateri želite označiti dokumente.
• 3. korak: Izberite dokument, ki ga želite označiti.
• 4. korak: Kliknite možnost Oznake in opombe v meniju na traku.
• 5. korak: Vnesite oznake, ki jih želite dodeliti dokumentu.
• 6. korak: Kliknite Shrani, da shranite oznake.
• 7. korak: Ponovite korake za vsak dokument, ki ga želite označiti.

Najboljše prakse za označevanje dokumentov v SharePoint Office 365

Ko označujete dokumente v SharePoint Office 365, je pomembno, da upoštevate naslednje najboljše prakse:

izklopi obvestila

• Ustvarite dosleden sistem označevanja: Ustvarite standardiziran sistem označevanja, ki je preprost za razumevanje in uporabo.
• Uporabite jasne in opisne oznake: uporabite oznake, ki jasno in natančno opisujejo vsebino, namen in občinstvo dokumenta.
• Posodabljajte oznake: Občasno pregledujte in posodabljajte oznake, da zagotovite, da ostanejo ustrezne in točne.
• Zagotovite ustrezno varnost: zagotovite, da lahko samo pooblaščeni uporabniki dostopajo do oznak in jih urejajo.

Kako uporabljati oznake v SharePoint Office 365

Ko so dokumenti označeni, lahko uporabniki izkoristijo zmožnosti iskanja in filtriranja v SharePoint Office 365. Uporabniki lahko na primer uporabijo možnost Filtriraj po oznakah za hitro iskanje dokumentov z določenimi oznakami. Poleg tega lahko uporabniki uporabijo možnost Iskanje po oznakah za iskanje dokumentov, ki vsebujejo določene ključne besede ali fraze.

Kako upravljati oznake v SharePoint Office 365

SharePoint Office 365 uporabnikom omogoča tudi upravljanje oznak in zagotovitev, da ostanejo organizirane in posodobljene. Za upravljanje oznak lahko uporabniki uporabijo možnost Upravljanje oznak v meniju na traku. To uporabnikom omogoča ustvarjanje, urejanje in brisanje oznak po potrebi.

Ogled oznak v SharePoint Office 365

Za ogled oznak v SharePoint Office 365 lahko uporabniki uporabijo možnost Ogled oznak v meniju na traku. S tem se odpre seznam vseh oznak, povezanih z dokumentom, kar olajša hiter ogled in urejanje oznak po potrebi.

Zaključek

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 je učinkovit način za poenostavitev upravljanja dokumentov in zagotovitev, da je dokumente enostavno najti in dostopati do njih. Če si vzamejo čas za implementacijo strategije označevanja in upoštevajo najboljše prakse za označevanje, lahko uporabniki izkoristijo zmožnosti iskanja in filtriranja v SharePoint Office 365 za hitro iskanje dokumentov.

Povezana pogosta vprašanja

Kaj je SharePoint označevanje?

SharePointovo označevanje je postopek dodajanja oznak ali oznak dokumentom, da jih razvrstimo in organiziramo. Te oznake uporabnikom omogočajo hitro iskanje dokumentov in druge vsebine, ki je povezana z določeno temo ali projektom. Uporabniki lahko dokumentom dodajo oznake ročno ali pa jih samodejno doda sam SharePoint. Oznake je mogoče deliti tudi na več SharePointovih mestih, kar olajša iskanje in iskanje dokumentov.

SharePoint označevanje prav tako pomaga povečati sodelovanje uporabnikov z vsebino. Ker uporabnikom omogoča hitro iskanje vsebine, ki je povezana z njihovimi interesi, je večja verjetnost, da bodo vključeni in bodo dlje ostali na spletnem mestu. To lahko privede do večjega sprejemanja SharePointa med uporabniki in splošne izboljšane uporabniške izkušnje.

Kako označim dokumente v SharePoint Office 365?

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 je preprosto. V knjižnici dokumentov izberite dokument, ki ga želite označiti. Nato kliknite ikono oznak in opomb na traku. To bo odprlo okno, kjer lahko vnesete oznake, ki jih želite uporabiti. Vsakemu dokumentu lahko dodate več oznak in te oznake bodo vidne vsem, ki imajo dostop do dokumenta.

Ko je oznaka dodana, jo lahko uporabite za hitro iskanje povezanih dokumentov v knjižnici. Če želite poiskati dokumente z določeno oznako, preprosto vnesite ime oznake v iskalno polje. SharePoint bo nato prikazal seznam vseh dokumentov s to oznako. To olajša iskanje dokumentov, ki so povezani z določeno temo ali projektom.

podaljšek za starševski nadzor krom

Kakšne so prednosti označevanja dokumentov v SharePoint Office 365?

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 ponuja številne prednosti. Prvič, uporabnikom omogoča hitro iskanje povezanih dokumentov in vsebin. To uporabnikom olajša iskanje informacij, ki jih potrebujejo, ne da bi morali porabiti čas za ročno prebiranje več dokumentov.

Drugič, označevanje dokumentov prav tako pomaga izboljšati sodelovanje uporabnikov. Ker uporabnikom omogoča hitro iskanje sorodne vsebine, je večja verjetnost, da bodo na spletnem mestu ostali dlje in se bodo bolj ukvarjali z vsebino. To pomaga povečati sprejemanje SharePointa med uporabniki in izboljša splošno uporabniško izkušnjo. Končno označevanje dokumentov pomaga tudi organizirati dokumente in vsebino, kar uporabnikom olajša iskanje, kar potrebujejo.

Kako upravljam oznake v SharePoint Office 365?

Upravljanje oznak v SharePoint Office 365 je enostavno. Za upravljanje oznak odprite knjižnico, v kateri želite upravljati oznake. Nato kliknite ikono oznak in opomb na traku. To bo odprlo okno, kjer si lahko ogledate, dodate in izbrišete oznake. Obstoječe oznake lahko tudi preimenujete in vsaki oznaki dodate opombe.

Poleg tega si lahko ogledate seznam dokumentov, ki so povezani z vsako oznako. To vam omogoča hitro iskanje dokumentov, ki so povezani z določeno temo ali projektom. V tem oknu lahko dodate tudi oznake dokumentom, kar olajša hitro dodajanje oznak več dokumentom hkrati.

Ali lahko delim oznake na več SharePointovih mestih?

Da, oznake lahko delite na več mestih SharePoint. Če želite to narediti, odprite knjižnico, v kateri želite dati oznake v skupno rabo. Nato kliknite ikono oznak in opomb na traku. To bo odprlo okno, kjer si lahko ogledate, dodate in izbrišete oznake.

Če želite dati oznako v skupno rabo, kliknite gumb za skupno rabo poleg oznake. S tem se odpre okno, v katerem lahko izberete SharePointova spletna mesta, s katerimi želite dati oznako v skupno rabo. Ko izberete spletna mesta, kliknite skupno rabo, da daste oznako v skupno rabo s temi spletnimi mesti. To uporabnikom omogoča hitro iskanje dokumentov, ki so povezani z določeno temo ali projektom, ne glede na to, na katerem mestu SharePoint so.

Ali lahko samodejno označim dokumente v SharePoint Office 365?

Da, v SharePoint Office 365 lahko samodejno označite dokumente. Če želite to narediti, odprite knjižnico, v katero želite dodati oznake. Nato kliknite ikono oznak in opomb na traku. To bo odprlo okno, kjer si lahko ogledate, dodate in izbrišete oznake.

izvršljiv visok pomnilnik storitve antimalware

Ko ustvarite oznake, ki jih želite uporabiti, lahko nastavite samodejni potek dela za označevanje. Ta delovni tok bo samodejno dodal oznake dokumentom, ko so naloženi ali spremenjeni. Tako je enostavno zagotoviti, da so dokumenti vedno pravilno označeni in organizirani. Samodejni potek dela je mogoče nastaviti tako, da deluje po določenem urniku ali ga sprožijo določeni dogodki.

Označevanje dokumentov v SharePoint Office 365 je neverjetno uporaben način, da ostanete organizirani in hitro poiščete dokumente. Z le nekaj preprostimi koraki lahko hitro nastavite oznake in jih v trenutku uporabite za dokumente. To lahko olajša upravljanje dokumentov in zagotovi, da lahko vsi v pisarni hitro najdejo dokumente, ki jih potrebujejo. S SharePoint Office 365 lahko upravljanje dokumentov naredite preprosto.