Kot zaposleni je odhod iz službe velika odločitev. Poskrbeti, da so vsa vaša pomembna e-poštna sporočila shranjena in vzeta s seboj, je nujen in pomemben korak v procesu. Če za svoja e-poštna sporočila uporabljate Outlook, se lahko naloga njihovega shranjevanja zdi zastrašujoča. Toda s pravimi navodili je enostavno in učinkovito shraniti Outlookovo e-pošto, ko zapustite službo. V tem članku vam bomo dali navodila po korakih za shranjevanje Outlookove e-pošte, ko zapustite službo.
Kako shraniti Outlookova e-poštna sporočila, ko zapustite službo?
- Odprite Outlook in se prijavite s poverilnicami svojega računa.
- Pojdite na zavihek Datoteka in izberite Možnosti.
- Pod zavihkom Napredno izberite Izvozi.
- Izberite Izvozi v datoteko in kliknite Naprej.
- Izberite Outlookovo podatkovno datoteko (.pst) in kliknite Naprej.
- Izberite mape, ki jih želite izvoziti, in kliknite Naprej.
- Izberite mesto za shranjevanje datoteke in kliknite Dokončaj.
Kakšni so koraki za shranjevanje Outlookovih e-poštnih sporočil, ko zapustite službo?
Ko zapuščate službo, je pomembno, da shranite vsa e-poštna sporočila, ki bi lahko bila pomembna za nadaljnjo uporabo. Microsoft Outlook je ena najbolj priljubljenih e-poštnih aplikacij in postopek shranjevanja e-pošte v Outlooku je precej preprost. V tem članku bomo razpravljali o korakih za shranjevanje Outlookove e-pošte, ko zapustite službo.
Prvi korak je ustvariti mapo v Outlooku za e-poštna sporočila, ki jih je treba shraniti. To mapo lahko ustvarite v katerem koli razdelku Outlooka, vendar je najbolje ustvariti ločeno mapo, ki je jasno označena z namenom shranjevanja e-poštnih sporočil. Ko je mapa ustvarjena, lahko vanjo premaknete e-poštna sporočila tako, da jih povlečete in spustite v mapo.
Drugi korak je varnostno kopiranje mape. To lahko storite tako, da kliknete zavihek Datoteka in nato izberete Varnostno kopiranje. S tem boste ustvarili kopijo mape in vse njene vsebine, ki jo lahko shranite v zunanjo napravo za shranjevanje ali v shrambo v oblaku.
Tretji korak je izvoz e-poštnih sporočil iz mape. To lahko storite tako, da izberete zavihek Datoteka in nato izberete Izvozi. To bo odprlo pogovorno okno, v katerem bo uporabnik lahko izbral, v katero vrsto datoteke želi izvoziti e-poštna sporočila. Najpogostejša vrsta datoteke je datoteka .pst, lahko pa se uporabljajo tudi druge vrste datotek. Ko izberete vrsto datoteke, lahko e-poštna sporočila izvozite.
Kako shraniti Outlookova e-poštna sporočila, ko zapustite službo?
Ko so e-poštna sporočila varnostno kopirana in izvožena, jih je treba shraniti na varno mesto. To lahko storite tako, da ustvarite novo mapo v računalniku ali da izvoženo e-pošto shranite v zunanjo napravo za shranjevanje ali shrambo v oblaku. Pomembno je, da ne pozabite, da so e-poštna sporočila varna in zaščitena.
Četrti korak je brisanje e-poštnih sporočil iz računa Outlook. To lahko storite tako, da izberete e-poštna sporočila in nato kliknete gumb Izbriši. S tem boste trajno odstranili e-pošto iz računa Outlook. Pomembno je vedeti, da je ta korak nepovraten, zato je pomembno zagotoviti, da so bila vsa e-poštna sporočila, ki jih je treba shraniti, varnostno kopirana in izvožena, preden se izvede ta korak.
Peti korak je onemogočanje Outlooka za račun. To lahko storite tako, da odprete zavihek Nastavitve računa in nato izberete Onemogoči račun. To bo komur koli preprečilo dostop do računa in vseh e-poštnih sporočil v njem. Pomembno je vedeti, da tega koraka ni mogoče razveljaviti, zato je pomembno zagotoviti, da so bila vsa e-poštna sporočila varnostno kopirana in izvožena, preden izvedete ta korak.
Kako preprečiti nepooblaščen dostop do Outlookovih e-poštnih sporočil, ko zapustite službo?
Ko so e-poštna sporočila varnostno kopirana in izvožena, je pomembno, da sprejmete ukrepe za preprečitev nepooblaščenega dostopa. To vključuje nastavitev gesla za račun in nastavitev dvostopenjske avtentikacije. To bo zagotovilo, da bo le uporabnik lahko dostopal do e-pošte.
Šesti korak je, da delodajalcu sporočite elektronski naslov, ki bo uporabljen za račun. To bo zagotovilo, da do e-pošte ne bo dostopal nihče drug razen uporabnika, in bo pomagalo zaščititi uporabnikovo zasebnost.
Sedmi korak je brisanje računa Outlook. To lahko storite s klikom na gumb Izbriši v zavihku Nastavitve računa. S tem boste trajno izbrisali račun in vsa e-poštna sporočila v njem.
Kakšne so prednosti shranjevanja Outlookovih e-poštnih sporočil, ko zapustite službo?
Shranjevanje Outlookove e-pošte ob odhodu iz službe ima številne prednosti. Prvič, zagotavlja, da ima uporabnik zapis vseh pomembnih e-poštnih sporočil, ki jih bo morda potreboval v prihodnosti. Drugič, preprečuje nepooblaščen dostop do e-pošte, kar pomaga zaščititi uporabnikovo zasebnost. Končno uporabniku omogoča zapis o svojem delu, na katerega se lahko v prihodnosti sklicuje.
Kakšne so slabosti shranjevanja Outlookove e-pošte ob odhodu iz službe?
Glavna pomanjkljivost shranjevanja Outlookove e-pošte ob odhodu iz službe je, da lahko vzame veliko časa. Od uporabnika zahteva, da ustvari mapo za e-pošto, varnostno kopira mapo in izvozi e-pošto. Prav tako zahteva, da uporabnik izbriše e-pošto iz računa in onemogoči račun. Vsi ti koraki lahko zahtevajo nekaj časa, zato je pomembno, da načrtujete vnaprej in se prepričate, da so vsi koraki dokončani, preden zapustite službo.
6 najbolj pogosto zastavljenih vprašanj
V.1 Kako shranim Outlookova e-poštna sporočila, ko zapustim službo?
A. Če želite shraniti e-poštna sporočila iz Outlooka, ko zapustite službo, lahko uporabite Outlookovo funkcijo izvoza. To funkcijo lahko uporabite za ustvarjanje varnostne kopije vaših e-poštnih sporočil in drugih podatkov. Če želite izvoziti svoja e-poštna sporočila, odprite Outlook, kliknite zavihek Datoteka in nato izberite Odpri in izvozi > Izvozi v datoteko. Nato izberite vrsto datoteke, ki jo želite ustvariti, na primer datoteko .pst. Nazadnje izberite mape, ki jih želite izvoziti, na primer mapo »Prejeto«, in kliknite Dokončaj. Tako boste ustvarili varnostno kopijo vaše elektronske pošte in drugih podatkov, ki jih lahko shranite ali prenesete novemu delodajalcu.
V.2 Ali lahko Outlookovo e-pošto shranim na pogon USB?
A. Da, Outlookova e-poštna sporočila lahko shranite na pogon USB, če uporabite zgoraj omenjeno funkcijo izvoza. Ko izberete vrsto datoteke za izvoz, izberite možnost datoteke .pst. S tem boste ustvarili varnostno kopijo datoteke, ki jo lahko shranite na pogon USB. Nato ga lahko prenesete na svojega novega delodajalca ali shranite za prihodnjo uporabo.
zakleni tipkovnico in miško
V.3 Ali lahko Outlookova e-poštna sporočila shranim v svoj računalnik?
A. Da, Outlookova e-poštna sporočila lahko shranite v svoj računalnik z uporabo zgoraj omenjene izvozne funkcije. Ko izberete vrsto datoteke za izvoz, izberite možnost datoteke .pst. S tem boste ustvarili varnostno kopijo datoteke, ki jo lahko shranite v svoj računalnik. Nato ga lahko prenesete na svojega novega delodajalca ali shranite za prihodnjo uporabo.
V.4 Kaj je datoteka PST?
O. Datoteka PST je vrsta podatkovne datoteke, ki jo Microsoft Outlook uporablja za shranjevanje e-pošte, stikov in drugih podatkov. PST je kratica za Personal Storage Table. To je najpogostejša vrsta datoteke, ki se uporablja za varnostno kopiranje Outlookovih podatkov in se lahko uporablja za prenos podatkov novemu delodajalcu.
V.5 Ali obstaja način za shranjevanje Outlookove e-pošte brez uporabe funkcije izvoza?
O. Da, Outlookova e-poštna sporočila lahko shranite brez uporabe funkcije izvoza, tako da preprosto kopirate e-poštna sporočila iz mape »Prejeto« ali drugih map. Če želite to narediti, odprite Outlook, odprite mapo z e-poštnimi sporočili, ki jih želite shraniti, izberite e-poštna sporočila, ki jih želite shraniti, z desno miškino tipko kliknite izbor in izberite Kopiraj. Nato odprite novo mapo, kliknite z desno tipko miške in izberite Prilepi. S tem boste e-pošto kopirali v novo mapo, ki jo lahko shranite ali prenesete k novemu delodajalcu.
V.6 Ali obstaja način za shranjevanje Outlookovih e-poštnih sporočil iz različnih računalnikov?
O. Da, Outlookova e-poštna sporočila iz različnih računalnikov lahko shranite z zgoraj omenjeno funkcijo izvoza. Ko izberete vrsto datoteke za izvoz, izberite možnost datoteke .pst. S tem boste ustvarili varnostno kopijo datoteke, ki jo lahko shranite na pogon USB ali drugo shranjevalno napravo. Nato ga lahko prenesete na svojega novega delodajalca ali shranite za prihodnjo uporabo.
Zapustitev službe je lahko vznemirljiv, a zastrašujoč proces. Čeprav je treba narediti veliko korakov, je eden najpomembnejših ta, da shranite svoja e-poštna sporočila iz Outlooka. Če sledite korakom, opisanim v tem članku, lahko preprosto shranite svoja Outlookova e-poštna sporočila, ko zapustite službo. Tako boste zagotovili evidenco vseh komunikacij in prilog, ki so lahko pomembne za prihodnjo uporabo. Če si vzamete nekaj minut časa za shranjevanje svojih e-poštnih sporočil, si lahko v prihodnosti prihranite čas in stres.
